Gestión de proyectos, lo que me hubiese gustado saber en 2007

Basecamp

Gestion de proyectos web

El año pasado, despues de mucho trabajo y empuje comenzamos a crecer en mi empresa  y con el crecimiento vino mayor cantidad y complejidad de proyectos, por lo cual llevar un bloc de notas o un google docs con las “tareas por hacer”  dejó de ser una opción.

Veamoslo asi, al tener multiples clientes, tienes multiples objetivos que lograr:

Los objetivos pueden dividirse en “tareas por hacer” y asignarse a los diferentes miembros del equipo.

Asi por ejemplo, 2 proyectos pueden generar 20 tareas cada uno y asignarse a 2 personas diferentes con distintas habilidades. Lo cual da como resultado 40 tareas que pueden o no realizarse simultaneamente, que además deben revisarse, probarse y consultarse con el cliente antes de poder darlas por completadas.

Y alli es donde entra la gestión de proyecto, en organizar el trabajo y la comunicacion con el cliente y el equipo para mejorar la eficicacia y eficiencia y por supuesto: Ganar dinero con menos esfuerzo!

Lo que expondré en este texto es mera acumulación de experiencias que considero vale la pena compartir. (Y les juro que si algun dia se inventa la maquina del tiempo haré que el Juan del pasado lo lea para que el Juan del Presente tenga más horas de sueño acumuladas de lo que tiene).

Sin más que agregar, aqui va lo que yo hubiera querido que me dijeran cuando empecé a trabajar por alla en 2007.

Define un objetivo:

Lo que solia pasar en las reuniones iniciales que teníamos con el cliente en 2007 era hablar de sus expectativas, de si habia un proyecto parecido que le gustara y si tenia material gráfico que pudiesemos usar para su sitio web.

Con el tiempo entendimos que por muy tonto que parezca, Lo primero es lo primero!: tener un objetivo.

Hable con su cliente y defina un objetivo para el sitio web, pidele al cliente que sea lo mas sincero posible nada de cosas como: ser el lider del mercado, blah blah blah…. No.

Hay llegar a las entrañas que motivan al cliente, por ejemplo: hacer más plata, entrar en el mercado nacional, ganar 1000 fans en facebook.

Objetivos concretos permiten setear expectativas muchisimo más facil y tener un un eje sobre el cual trabajar absolutamente cualquier código o pixel que pongamos.

Una vez se define el objetivo, ya puedes pasar a hacer mapa detallado de las secciones, componentes, aplicaciones y demás elementos que deberia contener el sitio web y asegurate de incluir todas las ideas del cliente y las tuyas.

Luego, ordena esa lista en orden de importancia en relación a su aporte al objetivo y define:

  • Que secciones son imprescindibles,
  • cuales son medianamente necesarias
  • y cuales son un capricho del cliente o tuyo.

Así, todo comienza a tener mas sentido y no perderás el tiempo haciendo galerias de fotos o formularios de más.

Define el alcance del proyecto y pon deadlines:

Ahora bien, una vez tienes la lista ordenada de los elementos que llevará el sitio web, define qué secciones se desarrollaran en este proyecto y una fecha de entrega con el cliente.

Toma la lista anterior, define qué se hará (entregables) y cuando se entregará. Describe cada entregable detalladamente; el resultado será un documento que servirá de referencia para medir el progreso del proyecto.

En relación a las fechad de entrega (deadlines), en mi empresa solemos preguntar si hay un evento o fecha que motive el lanzamiento del proyecto para asi hacerle facil al cliente identificarse con el deadline y asumir el reto y la responsabilidad junto contigo de terminar todo a tiempo. (he tenido al menos un par de clientes que se olvidan del proyecto y no es buen karma economico dejar cabos en el aire)

Como tip adicional, recuerda que una fecha muy cercana deberia influir en el precio: no es lo mismo un diseño para dentro de 3 meses que para mañana. Puedes aplicar un porcentaje extra por “dar Prioridad” al monto regular del proyecto.

Por ultimo, deja constancia de este alcance, creéme, tenerlo por escrito te salvará de horas extra de trabajo.

Cobra por la gestión de proyecto

presupuesto modelo

Por un lado, en Venezuela y creo que en el resto del mundo, cobrar bien por el trabajo de diseño y programacion web puede ser un dolor de cabeza.

Por supuesto, es un mundo nuevo para el mercado tradicional y no tener un precio de referencia difundido (como el precio del jabon, o de los honorarios de un arquitecto) hace que sea para ellos (los clientes) muy facil subvaluarlo y aunado a eso suelen tener como referencia aplicaciones como Facebook o Hotmail gratis. Cuantas veces no he leido y escuchado: pero si Facebook lo hace tan facil…

Por otro lado, nos solo es diseñar y programar, son reuniones,  redacción de emails, asignacion de tareas, hacer pruebas, hacer investigacion… y eso amigo mio, vale dinero.

Mi recomendacion es que cargues al cliente con el costo de la logistica de todo el proyecto.

En un mundo perfecto donde tu  sólo eres diseñador  o programador deberías

  1. llegar a la oficina
  2. abrir tu correo o herramienta de gestión de proyectos
  3. tener las tareas organizadas y sentarse a procesarlas

Pero el mundo no es asi.

Asi que cotiza, adicionalmente a las horas de programación y diseño,  la gestión de proyecto sin pena porque: La Gerencia, ah! ese si es un trabajo que todos conocen y saben que cuesta bastante.

Cobra por todo:

  • Por modificaciones extra
  • Por traslados y reuniones
  • Por redacción de contenido
  • Por las imagenes e iconos que hagas.
  • Por todo, absolutamente todo lo que no este en el documento de lacance del proyecto: iconos, imagenes, revisiones extra, impresiones, etc, etc, etc. (El tiempo no crece en los arboles)

 

Usa un control de versiones

assembla

Si tienes un equipo de personas y trabajan simultáneamente en un mismo proyecto, un control de versiones evitará problemas con archivos sobreescritos.

La idea es que si hay un conflicto se puedan tener las ultimas versiones y cambios sin perder nada y unificar todo sin perder trabajo.

En upsidecorp usamos Assembla como repositorio y como cliente de escritorio usamos smartSVN para Mac OsX

Administra tu tiempo

Pomodoro technique

El paradigma de que cuando estas en el trabajo trabajas todo el tiempo es falso, no se puede esta en la misma idea por 4 u o 8 horas consecutivas.

Pero puedes sortear esto uilizando tecnicas como la “Pomodoro” donde concentras la atención en bloques de 25 minutos y descansas 5 minutos entre sesión y sesión.

Aqui hay una explicación de esta técnica y una herrmienta para llevar el control de los pomodoros,  sin embargo un cronometro común y silvestre servirá.

Usa una herramienta de apoyo gestión de proyectos

Basecamp

Existen múltiples ventajas de usar una: calendarios compartidos, milestones, foros, todo en un sólo lugar… sin embargo para mi lo más genial son las listas de To-Do´s o cosas por hacer.

Partir un problema (o un proyecto) en TO-Dos, es decir, en tareas más pequeñas lo hace mucho más fácil de digerir y procesar.

En serio, para mi no hay mejor cosa en el mundo que sentarme a procesar to-Dos y marcar chulito por chulito cada vez que termino una actividad.

Existen decenas de aplicaciones para gestion de proyecto, pero particularmente en mi empresa hemos usado 3 :

  • Open Atrium:es una herramienta de trabajo colaborativo, es open source, se instala en tu servidor y te permite asignar tareas a diferente personas.Lo desechamos porque no era muy intuitivo y no se pueden reasignar tareas, al menos no fácilmente.
  • Zoho projects: funciona bien, pero tiene tantas opciones que es facil sentirse abrumado.Tiene una muy buena gestión de documentos, asi cuando un cliente envia feedbacks en una ppt es facil rayar sobre la misma sin bajarla a tu computador.
  • Basecamp: para mi es el mejor, las listas son simples (como la lista de compras del supermercado) , faciles de manejar, reasignar y organizar.

Si hacer gestión de proyecto organizada mejorará tu rendimiento, una herramienta de este tipo lo hara más aún.

Usa un medio escrito para la comunicación con el cliente.

Asi quedará constancia del progreso, aprobaciones y feedbacks del proyecto.

O en su defecto (si usas skype o reuniones presenciales para obtener y discutir feedbacks), anota todo y haz una minuta que luego enviaras al cliente por correo con una nota final parecida a esta:

“Por último, por favor confirme que no se escapa nada de lo conversado en la reunión. De no recibir una respuesta esta semana daremos por entendido que todo se procesará según lo aqui expuesto, Muchas gracias por su tiempo :) “.

Concluyendo

Por supuesto no todos los proyectos son iguales, y la gestion de proyecto es mucho más que esto.

También existen metodologías que puedes seguir dependiendo de la envergadura, tiempo y costo del proyecto, sin embargo, esta recopilación ha sido útil en casi todos los proyectos que he trabajado recientemente, por lo que me atrevo a decir que le será útil a quién quiera trabajar como freelancer.

Creo que es todo por ahora. (Juan del pasado, si lees esto, por fa, has caso).

Gracias por leer!

5 Responses to “Gestión de proyectos, lo que me hubiese gustado saber en 2007”

  1. Javier

    Me gustaría recomendar la siguiente herramienta para la gestión de proyectos: Projify
    http://www.projify.es

    Projify es una herramienta basado en la nube para una gestión simple de proyectos, tareas, reportes de incidencia (tickets) y para mantener y compartir calendarios, donde los usuarios pueden colaborar en un proyecto de una manera eficaz desde cualquier lugar.

  2. Mónica Ararat

    Me parece excelente el tema y muy práctico. Estoy ensayando para aplicarlo en mi negocio y me dí cuenta del dinero que uno pierde por no desglosar las actividades, al final siempre terminas trabajando más, porque la hora de trabajo queda subvaluada con un precio no estudiado.

    • admin

      Exacto! Por ejemplo en paises con economías más desarrolladas te cobras hasta por redactarte un párrafo o por 20 minutos de consultoria.

      Y si uno se pone a ver es totalmente válido porque es tiempo, esfuerzo, experiencia y conocimientos lo que implican por muy sencillo que sea el trabajo.

  3. Jose Luis Rivas

    Buenísimo Juan, lo de cobrar por todo es tremenda recomendación. Muchos creen que es sólo hacer click y ya el cambio está hecho. Generalmente los cambios que me mandan los clientes me crean conflictos con otras cosas que tengo hechas y eso es más tiempo.

    Igualmente lo de cobrar, quieren pagarte 1000 o 3000 BsF por algo que te toma uno o dos meses por hacer, y con eso ni comes ni pagas la renta… Ah y lo quieren ASAP y de la mejor calidad del mundo. De plano es mejor decir que no y buscarse un cliente que sí valore.

    • admin

      Chamo, mejor desahogo pa donde. He estado en esa situación muchas veces y la conclusión es confusa:

      .- Hay clientes que no vale la pena conservar o incluso considerar
      .- Sin embargo es dinero que se escapa y de repente siendo lo suficientemente agresivo o precabido se le puede sacar provecho sin darse mala vida.

      Y encontrar el equilibrio entre esas dos cosas es casi un arte.

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